User ICT Project Workshop Seminar

Betreffende digitale informatie voorziening binnen het concept van een centraal informatie “loket” gaan vele ICT projecten de mist in. De streef datum voor landelijke WABO DIV implementatie op 01-01-2010 is niet gehaald en overal brandt het rode alarmlicht.

Waardoor komt dat eigenlijk?

Men pleegt rijkelijk te vingerwijzen naar ICT. Immers, van ICT wordt verwacht dat ze wel op de proppen moeten kunnen komen met een goed informatie management systeem. Maar volgens de ambtenaren schudt dat aan alle kanten.

Is dat wel zo dat ICT niet deugt?

Als we een doorsnee document management systeem onder de loep nemen, dan kunnen we tegenwoordig rustig stellen dat “het draait”. Bewijs: er is een grote diversiteit aan document management systemen in de Nederlandse gemeenten te vinden, en overal draait het gewoon.

Dus: ICT deugt wel. De technologie achter al die paketten werkt prima. Indien dat niet zo was, dan zouden er veel minder software pakketten rond zweven op de servers van de overheid, en een hoop software providers over de kop gaan.

In feite is ICT tE goed, vanwege de rijke diversiteit aan oplossingen. Het is aan de gebruiker om een keuze te maken uit, en te betalen voor, de geboden oplossingen.

Waarom een specifieke gemeente kiest voor een specifiek pakket is veelal omdat men toevallig iemand kent, of het schermpje ziet er gelikt uit, of men zwicht voor de sales talk tijdens een lekker bakkie, of het gaat mooi samen met het bestaande eiland systeempje, etc. Hoe dan ook, de keuze van de software pakketjes is doorgaans niet gebaseerd op “the big picture” ofwel het landelijk belang. WABO DIV kwam nogal laat met het landelijk concept. Maar niet tE laat.

Het is altijd vrij gemakkelijk om in het WABO DIV concept fouten aan te wijzen, maar de grondslag zelf is goed te noemen. In vele gemeenten ontbreekt het aan voldoende ICT kennis, doorgaans omdat er gebrek aan budget is voor competent ICT personeel. Met name de kleinere gemeenten moeten het doen met hobbyisten (niet beledigend bedoeld). Van de kleinere gemeenten wordt verwacht dat ze gaan voldoen aan het WABO DIV concept, net zo makkelijk (of moeilijk) als de grotere gemeenten.

Tot op de dag van vandaag zijn in talloze gemeenten de discussies en software providers nog steeds aan de gang, en het einde lijkt niet in zicht. Discussies gaan meestal over dingen die onduidelijk zijn voor een of meerdere betrokken partijen. De een weet vaak niet wat de ander doet, of de een is niet werkelijk geinteresseerd, of de ander is afhankelijk van een management met een verborgen agenda, en zo zijn er verschillende oorzaken of redenen op te noemen die alle zich in de werkelijkheid afspelen.

Kortom: Het probleem is niet de technologie maar de mens!

En om dan vervolgens overal therapeuten toe te sturen is beslist niet wat hiermee bedoeld wordt. Er is namelijk niets mis met de mens zelf. Er is alleen maar wat mis met de kennis, communicatie en overeenstemming waar de mens zich mee moet bezigen in het gemeentelijke beroepsleven.

Opvallend is dat in de private sector er veel minder digitale informatie voorziening problemen van soortgelijke magnitude zijn.

Anderijds, de Nederlandse regering is veel te “soft” voor wat betreft landelijke implementaties. De overheid heeft te veel de neiging om dat dan maar over te laten aan de individuele gemeenten die dan zelf invulling daaraan moeten geven. Dat gebeurt ook in de private sector met name in multinationals, maar toch is de houding daar anders, meer dwingend. En terecht, want er is geld en reputatie mee gemoeid.

Helaas is er geen Ministerie Van Informatie Management …

Er is zelfs geen politieke partij die informatie management als prioriteit op de agenda heeft staan, en dat terwijl informatie management juist iets is waar elke burger mee te maken heeft!

We hebben het wegen net voor elkaar, het water net, de gas en electriciteits distributie, etc. maar niet de informatie voorziening. Hoe zijn de snelwegen, spoorwegen, waterleidingen e.d. ontstaan en een succes geworden? Simpelweg door het “door de strot te douwen”, ofwel het “DDS” (door de strot) principe. Dat is de hele essentie van de uiteindelijke stabiele implementatie.

Pakweg 15 jaar geleden leidde ik een aantal document management projecten voor de olie industrie. Bijvoorbeeld, voor een raffinaderij in India moest een engineering informatie systeem worden opgezet dat op & vanuit een dozijn verschillende lokaties te gebruiken is om zodoende technische informatie uit te kunnen wisselen tussen engineering, design, procurement, logistics, construction, etc.

We besloten om het “Carbon Copy” principe toe te passen, een ouderwetse expressie dat tegenwoordig “Copy/Paste” of “Copy Conform” genoemd mag worden, ofwel “CC” . Dit betekent dat eerst het systeem op een enkele lokatie tot volledig wasdom komt om vervolgens gecopieerd te worden op alle andere lokaties. Natuurlijk stuitten we op enige weerstanden, met name door mensen die een andere visie of voorkeur hadden, maar van begin af aan was het project management gedefinieerd als zijnde “dictatuur”, hoe onmenselijk dit ook moge klinken. Het project was uiteindelijk wel een succes, en naderhand bleek iedereen verheugd.

Wel was het zo dat het gehele document management syteem gebaseerd was op het voorgaande papieren systeem, de bedrijfsprocessen, de bedrijfsfuncties. Een gedegen informatie analyse is het project dan ook vooraf gegaan.

Aan de gemeenten is veel te veel vrijheid verleend betreffende de manier van werken. Er is geen “overall management” vanuit de regering te bespeuren. En nogmaals, er is geen Ministerie van Informatie Management.

Als men nou gewoon de implementatie neemt op een lokatie waar alles prima draait conform WABO DIV, dan moet het mogelijk zijn om dat te CC-en naar ieder andere lokatie. En als er helemaal geen zulke lokatie te vinden is, haal dan alle ICT en management legers in huis en paratroup ze neer op een bepaalde lokatie om te zorgen dat het alemaal gaat werken. Daarna kan er ge-CC-ed worden naar alle andere lokaties. Simpel!

En dan kan er inhoudelijk wel tegenspraak komen, maar uiteindelijk is een document gewoon een document. Na 35+ jaar ICT ben ik daar toevallig achter gekomen.

De oplossing van het oeverloze WABO DIV implementatie probleem is dan ook: DDS/CC. That’s it. Maar dat wel vanuit de top in de regering het DDS/CC opgelegd moet worden. Het distribueren van een WABO DIV boekwerk met als aanhangsel “zie maar hoe je het implementeert” is niet de manier!

De Nederlandse regering moet Nederland zien als een bedrijf, een onderneming, waarbij dan de regering het management is. En wel meer “business minded”.

Maar nu zitten de gebruikers met de gebakken peren.

Steeds meer is er sprake van ontwikkelingen in het digitale informatie tijdperk dat wordt opgelegd door de voortgang van technologie en manier van werken.

Bent u gebruiker ? Klant van een software leverancier ? Overgeleverd aan een ICT project team ? Niet precies wetend wat de Project Manager of Project Leader bedoelt ? De diverse verantwoordelijkheden ten aanzien van een ICT project liever wat duidelijker op een rijtje ziet ? Wilt u de middelen hebben om te kunnen weten hoe een ICT project – waarvan u uiteindelijk met de resultaten zult moeten werken – in goede banen geleid kan worden ?

In de basis is de gebruiker degene die iets nodig heeft en vervolgens een bestelling doet en daarvoor betaalt. En het ICT project team is de leverancier die het bestelde gaat leveren, tijdig en betaalbaar. Maar dan moet de gebruiker wel weten hoe een bestelling gepleegd moet worden, en het ICT team moet dan wel weten hoe het bestelde afgeleverd moet worden.

“En daar begint de ellende. Weten zij veel … Tja wat nu ? Nou ja we zien wel waar het schip strandt.” Herkent u dat ?

Het hoeft allemaal niet zo gecompliceerd of onzeker te zijn. Maar men moet wel elkaars taal begrijpen. De project management taal. En easyStad geeft daar eenvoudig recht toe recht aan les in. In gewone taal wel te verstaan.

“Project Management voor Document Management” (informatie digitalisering) is een snelle workshop op uw lokatie met de missie om helderheid te creeren in het algehele project gebeuren. Noem het anders maar gemakshalve Project Consulting.

Nederlands- of Engels talig. Kan allebei.

Deze opleiding is gebaseerd op GPM (Global Project Management) van het PMI (Project Management Institute) dat weer terug te vinden is in methodologien zoals Prince, WSDM, etc. De opleiding is bedoeld voor hen die te maken hebben met projecten, als user team member of als project team member, om een algeheel beeld te krijgen wat project management is en hoe dat toegepast kan worden in de praktijk.

Project Management wordt vaak afgedaan als een leiding gevende functie, een persoon of team die de lakens uitdeelt in de trant van “jij doet dit en hij doet dat”. Maar PM omvat veel meer, zoals budget en mankracht planning, kosten bewaking, kwaliteitsbeheer, informatie uitwisseling tussen de team leden, risico bewaking, externe contacten, interne zakelijke ondersteuning, efficientie van technische middelen, het uiteindelijke doel duidelijk houden, etc, etc.

De relatie tussen informatie analyse (de gebruikers behoeften) en project management (de verwezenlijking van de voorziening ten behoeve van de gebruikers) wordt verduidelijkt. Ook worden de systeem ontwikkeling fasen belicht, van conceptie tot en met overdracht na acceptatie, allemaal in verband met project management.

Wat niet behandeld wordt: project management software tools. De workshop is “low profile” en primair bedoeld voor gebruikers, maar ook project professionals kunnen er baat bij hebben omdat samen met de klant (gebruikers) tot gemeenschappelijke begrippen gekomen kan worden.

De workshop duurt een dag, en het zou mooi zijn als die aansluit op een “live project”. Tijdsindeling naar wens van de klant. Ook kan over een wat langere periode Project Consulting (deels mediation, deels correctieve sturing) of Project Audit (evalueren in hoeverre een project wel goed gaat en waar de knelpunten liggen – dat kan veel tijd en geld besparen!) worden verzorgd.

easyStad biedt dus aan:

0) Vrijblijvende kosteloze intake sessie
1) Project Management workshop van 1 dag
2) Project Consulting voor uw specifiek project over langere tijdsperiode
3) Project Audit voor uw specifiek project in nader overeen te komen tijdsduur

De intake is gratis. Tijdens die meeting wordt onderzocht wat de behoeften zijn. Wij zorgen dan voor een advies of voorstel. U zorgt voor de koffie. Fair deal ?

Kosten van de workshop hangen af van gewenste inhoud, tijdsduur, aantal aanwezigen, gewenste handouts of extra’s. Alles in overleg.